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（一）《说明》由进口商和终用户共同申请办理。进口商应当是中国大陆已办理对外贸易经营者备案登记手续的企业法人。终用户应当是企业法人、事业单位法人或行政机关。进口商进口自用商品，可同时作为终用户。
（二）申请者应当在进口商与出口商签订合同后申请《说明》。同一个合同涉及不同用户、不同用途或不同出口国时，可办理相应份数《说明》。
（三）进口商或终用户提交的材料如有不符合要求的，商务部将退回该申请，进口商或终用户根据提示进行修改，并于退回之日起7日内再次提交；逾期未提交的，该申请将不予受理。被商务部退回超过两次的申请将视为作废，需重新申请办理。
（四）境外赠与或各类合作协议项下的非商业性进口，在办理时需提交境外赠与单位出具的有关文件；如系间无偿捐赠项目，应同时提供国内有关部门或单位的接受函或协议文本，证明该项进口系非商业性进口。
（五）经商务部审核出具的《说明》由进口商通过出口商递交出口国出口许可证审批部门。
（六）取得《说明》的进口商未经允许不得改变申请进口商品的终用户、终用途或型号、数量。如需改变上述内容的，应通过系统申请撤销该《说明》并上传说明情况；如需新的《说明》，应重新办理申请手续。
（七）已向出口国递交《说明》，但又取消进口，或者未能取得出口许可证的，进口商应及时向商务部提交书面说明并提出撤销申请。
（八）进口商应及时填报《国外许可情况》并上传国外出具的相关审批证明，并在商品到货并交付终用户后1个月内填报《到货证明》。自《说明》出具之日起6个月内未提交《国外许可情况》和《到货证明》的，进口商应及时说明情况并办理延期填报手续。否则，系统将暂停受理新的《说明》申请。
（九）商务部有权对终用户和终用途申报情况进行实地核查，也可委托地方商务主管部门执行该项工作。核查工作可以在出具《说明》之前或之后进行，也可在到货后或商务部认为有必要的时候进行。进口商和终用户有义务予以配合。
（十）商务部负责终用户和终用途国际合作。任何单位和个人不得擅自接受出口国的终用户访问要求或安排访问。出口国提出进行许可前终用户访问或者到货后终用户访问要求的，进口商和终用户应立即报告商务部。
（十一）申请者提交虚假文件、资料的，不能充分、有效证明终用户和终用途真实性的，或者有不良诚信记录的，商务部将不予出具《说明》。
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