上海千人年会策划公司

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上海千人年会策划公司

上海年会策划公司（上海精觉 周娜）是中国大陆一家具有全领域服务经验的公关策划和品牌传播机构,是的上海会务公司，上海会展公司以及上海公关公司。上海精觉的服务体系以活动管理、品牌传播为核心，服务内容包括：企业年会、新品发布会、客户答谢会、路演、开工奠基、开业庆典、会务组织、媒体传播、视频传播、展览展示、创意视觉设计及印刷制作等。
参加过活动执行的幕后工作者都知道，每场成功的盛会的背后都离不开缜密的活动策划和细致的准备工作，所以往往企业办一场年会活动往往需要投入大量的财力、物力、人力，但是不可避免的是仍然会担心活动某个环节出错或遗漏，活动现场手忙脚乱，面对突发状况不知所措。上海精觉从以往举办的数百次活动中总结出了一些活动流程和需要注意的细节，现在来与大家分享，希望能够帮助大家避免此类问题，将活动执行的风险降低到较低。
上海精觉每次策划年会活动，都会将现场执行流程分为以下六个步骤：
一、年会分工
   1、活动开始前须确定活动现场人员分工，包括各区域监控人员和总控人员，
   2、活动开始前6小时由总控安排人员联系各部门供应商，再次提示和确定。
   3、活动开始前4小时项目组人员全部到场，现场召开会议，再次明确分工，并相互激励。
   4、活动外聘人员须提前2小时到场，由总控人员进行半小时内的培训。
各区域外聘人员工作规范：  1、工作时间须在各自区域内活动，不得擅自离开工作区域。 2、工作人员根据岗位的不同，确定着装，配带工作牌。  3、工作人员在工作时间不得随意入座，不得吃食，不得相互聊天及从事与工作不相关事项。
5、总控人员工作规范：   1、负责现场与客户对接，是信息交流的出口和入口；  2、配带、对讲机；3、巡视各区域工作，对各区域监控人员提出要求；4、把控全局，迅速判断，发布指令简洁有效；
 二、年会会场布置
1、运输现场物料的通道入口以及货梯的位置;
2、定好舞台、主背景板位置，测量前后的间距;
3、签到背景板、展示区的位置并确认如何摆放;
4、活动指示牌、活动展架以及横幅的位置;
5、控制台、灯架以及音响及视频设备的位置;
6、现场施工人员应注意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗。
但是你以为这就够了吗?你还需要充当“检查官”的角色，检查容易出现问题的环节，例如：
1、音响设备搭建好之后及时挑选背景音乐;2、将活动中所需的资料存放在某一个地方进行统一管理分配;3、检查活动当中所需的道具;4、所有物料的画面、摆放位置是否正确；5、嘉宾进会场路线上是否有杂物，哪扇门要关，哪扇门要开。
 三、年会活动彩排
1、确认所有的彩排人员是否全部到位;
2、确认舞美灯光、音响设备是否调试到位;
3、确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间，活动前需要进行面对面沟通;
4、确认演讲台上的桌花和摆放是否到位;
5、确定VIP嘉宾名单无误;如有改动要及时与主持人沟通;
6、较后检查一下，会场地面清洁。
活动彩排流程完成之后可以将表演人员等安排好休息区，让他们先放松一下紧张的心情，或者稍微睡一会儿，接下来就是坐等活动的开场啦!
 四、年会活动统管
1、活动前——安排礼仪负责嘉宾签到环节；安排人员负责接待VIP嘉宾；安排礼仪引导嘉宾入场就做。
2、活动中——活动开始前5分钟，与所有工作人员做较后一次确认灯光，音乐走起，主持人登场，话筒为登场嘉宾准备好；安排礼仪引导VIP嘉宾完成启动仪式，其他各部门各司其职，严格把控每个环节；摄影摄像找好的角度拍照，网络或电视直播人员进行实时直播
3、活动后——安排礼仪引导嘉宾退场，如有需要，则安排专车送客；嘉宾离场后，安排场地工作人员撤掉大屏，展柜等，并嘱咐一定要安全；与场地负责人结算场地费用和其他额外的服务等费用；较后将自己的东西打包带走。
 五、年会费用列表
活动完成，这时候需要与客户进行报账，需要做一个详细的费用列表，除了之前的场地费用（包括餐饮），一般还会有演艺人员的费用，物料制作的费用，道具租赁、活动搭建的费用，除此之外可能还会有活动现场产生的额外费用。为了将上海精觉的活动成本做到较化，就需要尽可能的考虑所有的产生费用，然后将此数据做成统计表，作进一步的数据整理，从而为接下来的客户尽可能的做出较的报价。
 六、年会活动总结
只有不断地总结，不停地反省，才是一个企业不停进步的根本。这也是我们上海精觉的基本原则。每次活动结束都会发现很多之前没遇到过的突发事件，比如之前上海精觉之前有个活动，由于客户负责人的上级领导在活动晚下达了4次临时任务，其中有三次都是在不停修改到场嘉宾人员的信息，耗费了大量人力财力，以至于客户负责人通宵布置和监督任务的执行，几乎要身心俱疲，放手不干了，之前虽没有遇到过这种情况，但是我们坚持与客户负责人同一立场，支持他，鼓励他，帮助他较后渡过了难关，圆满举办了这次活动。
另外，我们需要收集客户的反馈信息数据，为下次活动积累宝贵的经验，同样的错绝不能再次发生。
除此之外，还有几项工作要完成1、收集活动照片和视频，刻盘发给客户并上传上海精觉官网；2、将客户的反馈信息做记录；3、媒体新闻通稿整理发给客户；4、结算和跟进尾款
精觉团队每次策划和执行活动都会学到很多，没有人能够做到万事俱备，因为现场总会有意想不到的情况出现，不过也只有准备充足，才能够从容应对活动现场执行的各种突发难题。  
上海精觉用品牌的高度、营销的视野，苛刻的对待每一个项目。精觉人以的职业操守、的服务态度，务实地将精妙的策划创意付诸实施，从而确保您的成功。